Картотечный шкаф для личных дел сотрудников: Купить металлические шкафы для личных дел в Екатеринбурге, цены

Высококачественные шкафы для документов оснащены замком и инновационной конструкцией, обеспечивающей простоту и долговечность использования, а также предотвращающей несанкционированный доступ или разрушение.

Неспособность выполнять простые задачи быстро и эффективно добавляет ненужного стресса и разочарования, что снижает способность сотрудника работать над более важными задачами и проектами творчески и эффективно.

Много сил уходит на создание позитивной рабочей атмосферы; Хорошо организованный картотечный шкаф устраняет этот источник стресса и делает рабочее место более приятным для всех.

При покупке шкафа для документов в первую очередь следует подумать, какой тип шкафа лучше всего подойдет для ваших нужд. Сегодня доступно большое разнообразие шкафов для документов, которые бывают разных размеров и габаритов для хранения различных документов, чертежей и другой информации, для хранения которой могут потребоваться особые потребности.

Картотеки, стоящие вертикально, экономят время на рабочем месте. Вы можете получить их с двумя-десятью ящиками для хранения ваших файлов и других документов. Большая вместимость ящиков обусловлена ​​их большой шириной и глубиной. Эти настенные вертикальные шкафы для документов отлично подходят, если ваш офис ограничен по площади.

2. Плоские 

Плоские картотечные шкафы представляют собой более вместительную разновидность шкафов, которые можно использовать для хранения больших холстов или других документов, которые лежат горизонтально, избавляя от необходимости их складывать и рисковать их повреждением.

Благодаря тому, что он на роликах, этот удобный стиль позволяет перемещать хранилище в любое место на рабочем месте. Подвижные пьедесталы, как правило, компактны и аккуратно помещаются под обычным рабочим столом. Большинство версий также поставляются с запираемыми роликами, которые удерживают подвижную подставку на месте после того, как вы определили место, где она будет использоваться в течение определенного времени.

Что касается канцелярских принадлежностей, оборудования и ресурсов, файлы значительно повышают эффективность поиска, организации и хранения. Более продуктивное рабочее место — это естественный результат наличия надежных, удобных в работе и безопасных картотечных шкафов.

Когда дело доходит до мебели для картотеки, Direct Office Furniture предлагает широкий выбор вариантов. Вы можете выбрать из дерева, ламината или металла для своих картотечных шкафов, тумб для ящиков, башен для хранения, комодов и книжных полок.

Позвоните по номеру 301-545-6134, чтобы получить лучшие индивидуальные решения для офисной мебели рядом с Роквиллем, штат Мэриленд.

Планирование картотеки отдела кадров: 7 ценных советов

DocuWare — идеальная система для отслеживания всех документов отдела кадров. Для плавного ознакомления с ведением электронного кадрового делопроизводства мы собрали 7 профессиональных советов. Они помогают обеспечить беспроблемное преобразование и внедрение системы вашими коллегами.

Как и в большинстве проектов, вы должны спросить себя, чего вы в конечном итоге хотите достичь с помощью файлов HR в DocuWare. Наши 7 советов помогут вам ответить на следующие вопросы.

Какие документы нужно хранить?

Будете ли вы использовать свою картотеку отдела кадров только для определенных документов, связанных с сотрудниками, таких как заявления, квитанции о заработной плате, платежные ведомости, налоговые сертификаты, заявления о больничных/отпусках. Или вы хотели бы использовать HR-архив в качестве всеобъемлющей платформы знаний в HR-организации? Например, обо всех льготах, обмене электронной почтой с агентствами по трудоустройству и профессиональными ассоциациями, текстами и изображениями для объявлений о вакансиях и многим другим.

Совет 1 : Если вы объединяете все документы в одну картотеку, вы должны использовать индексное поле для назначения/ограничения документов отдельными позициями в управлении персоналом: Помимо «Кадровых файлов», это могут быть такие области, как набор персонала и развитие персонала.

Совет 2 : Создайте матрицу, включающую все типы документов, которые вы хотите хранить в картотеке отдела кадров. Это облегчает планирование полей индекса и прав доступа на следующих этапах.

Кому нужны какие права?

Защита данных является чрезвычайно важным вопросом в управлении персоналом. Тщательно спланированный с самого начала, он сэкономит вам массу времени на дополнительные улучшения и с самого начала вызовет доверие у персонала.

Совет 3 : Прежде всего, разделите своих сотрудников на группы лиц, например, на такие категории, как: отдел кадров, корпоративное руководство, руководители отделов, сотрудники и т. д.
Подумайте, кому что разрешено делать с какими документами. Например, кто должен иметь возможность искать, хранить, изменять, удалять и т. д. Если вы хотите разрешить редактирование документов в картотеке, подумайте об использовании управления версиями. Затем изменения можно легко отследить.

Совет 4 : Теперь расширьте свою матрицу, включив в нее типы документов и назначив права различным группам людей. Это упрощает планирование и создает хорошую основу для настройки различных профилей картотеки.

Матрица может выглядеть так:

Какие индексные поля вам нужны?

Опять же, на основе матрицы документов можно создать полезную организационную структуру и структуру хранения. Обычно требуется меньше полей индекса, чем предполагалось изначально. Стандартные поля классической HR-картотеки включают: ФИО, табельный номер, тип документа, тему и дату. Если документы, не относящиеся к персоналу, должны храниться в том же архиве, используйте другое поле для области HR (см. Совет 1). Кроме того, поле состояния полезно для таких процессов, как автоматическое удаление рабочих процессов для отклоненных приложений или кадровых записей сотрудников, уволившихся из компании.

Совет 5 : На этом шаге вы должны рассмотреть, какие поля могут быть заполнены только списками выбора. Это обеспечивает индексацию без опечаток и единообразное написание имен, например «Джонатан Доу / Джон Доу» / «Дж. Доу».

Ниже образец матрицы теперь дополнен определенными индексными полями. «Список» означает вход из избранного списка, «Бесплатный» — свободный вход. Поскольку табельный номер обычно может быть присвоен по имени, его можно заполнить автоматически с помощью Autoindex. То же самое возможно и для проводки отдела по кадровым документам.

Хотите использовать классическую файловую структуру?

В DocuWare к документам можно получить доступ с помощью гибкого поиска — введите имя и тип документа и получите все соответствующие документы в открытом списке. Но структуру папок, знакомую по Windows, также можно легко представить в DocuWare. Он обеспечивает интуитивно понятный доступ к документам, содержащимся в личных делах, что может быть особенно удобно для тех, кто очень мало работает с DocuWare. Иерархия следующая:

Совет 6 : Для полей индекса подумайте о возможном использовании структуры папок. Узнайте больше о поиске в папках

Что делать со старыми бумажными файлами?

Не бойтесь переходить на эффективную работу с цифровыми документами только потому, что у вас есть бесчисленное множество старых записей в бумажном формате. Вместо того, чтобы сканировать все, просто сохраните свои старые бумажные файлы, по крайней мере, на первых порах.