Шкафы для хранения личных дел в Иркутске: 107-товаров: бесплатная доставка [перейти]
Партнерская программаПомощь
Иркутск
Каталог
Каталог Товаров
Одежда и обувьОдежда и обувь
СтройматериалыСтройматериалы
Здоровье и красотаЗдоровье и красота
Текстиль и кожаТекстиль и кожа
Детские товарыДетские товары
Продукты и напиткиПродукты и напитки
ЭлектротехникаЭлектротехника
Дом и садДом и сад
ПромышленностьПромышленность
Мебель и интерьерМебель и интерьер
Вода, газ и теплоВода, газ и тепло
Все категории
ВходИзбранное
38 250
Шкаф картотечный Практик A1-05/3 (низ)
В МАГАЗИН26 785
Шкаф картотечный Практик AFC-05
В МАГАЗИН12 585
Шкаф картотечный Практик А-42
В МАГАЗИН113 690
Шкаф картотечный Valberg FC 4K-KK огнестойкий
В МАГАЗИН22 450
Шкаф картотечный Nobilis NF-02
В МАГАЗИН37 985
Шкаф картотечный Практик AFC-09C
В МАГАЗИН39 350
Шкаф картотечный Nobilis NF-05
В МАГАЗИН30 585
Шкаф картотечный Практик AFC-07
В МАГАЗИНметаллический сотрудников23 485
Шкаф картотечный Практик AFC-04
В МАГАЗИН-10%
16 210
18010
Картотечный шкаф ПРАКТИК А-43 Поставляется в разобранном виде: Да, ВхШхГ, мм: 995х408х485, Вес, кг:
В МАГАЗИН28 050
Шкаф картотечный Nobilis NF-03
В МАГАЗИН58 550
Шкаф картотечный Практик A0-05/2 (промеж.
секция)
18 985
Шкаф картотечный Практик AFC-03
В МАГАЗИН-22%
19 410
24880
Картотечный шкаф ПРАКТИК MDC-A4/910/15
В МАГАЗИН58 550
Шкаф картотечный Практик A0-05/3 (низ)
В МАГАЗИН16 685
Шкаф картотечный Практик А-43
В МАГАЗИН13 310
Шкаф металлический, медицинский практик МД LS(LE)-21-80 U для одежды, шкаф локер, 4 полки с ключевым замком, модульный, ВхШхГ: 1830х813х500 мм а также для организации камер хранения. два способа сборки: зацепы и саморезы или при помощи заклепок (два вида крепежа в комплекте). Ключевой замок «Практик» (2000 комбинаций) с возможностью смены цилиндра + мастер-ключ. Вентиляционные отверстия. Конструкция шкафов позволяет скреплять их между собой.
ПОДРОБНЕЕ-10%
22 750
25280
Картотечный шкаф ПРАКТИК AFC-04C Покрытие: Порошковое, Поставляется в разобранном виде: Нет, ВхШхГ,
В МАГАЗИН38 250
Шкаф картотечный Практик A1-05/2 (промеж.
секция)
-10%
26 980
29980
Картотечный шкаф ПРАКТИК AFC-06 Поставляется в разобранном виде: Да, ВхШхГ, мм: 1327х553х631, Вес,
В МАГАЗИН-10%
57 190
63550
Картотечный шкаф ПРАКТИК A0-05/0 (база) Поставляется в разобранном виде: Нет, ВхШхГ, мм:
В МАГАЗИН-22%
14 730
18880
Картотечный шкаф ПРАКТИК MDC-A4/650/10 Поставляется в разобранном виде: Нет, ВхШхГ, мм:
В МАГАЗИН-20%
23 440
29310
Картотечный шкаф КР-7 Покрытие: Порошковое, Поставляется в разобранном виде: Да, ВхШхГ, мм:
В МАГАЗИН20 000
Шкаф металлический, медицинский практик МД LS (LE)-41 для одежды, шкаф локер, 4 полки с ключевым замком, модульный, ВхШхГ: 1830x1130x500 мм а также для организации камер хранения. два способа сборки: зацепы и саморезы или при помощи заклепок (два вида крепежа в комплекте). Ключевой замок «Практик» (2000 комбинаций) с возможностью смены цилиндра + мастер-ключ.
Вентиляционные отверстия. Конструкция шкафов позволяет скреплять их между собой.
58 550
Шкаф картотечный Практик A0-05/1 (верх)
В МАГАЗИН-22%
23 540
30180
Картотечный шкаф ПРАКТИК MDC-A3/910/15
В МАГАЗИН-10%
57 190
63550
Картотечный шкаф ПРАКТИК А0-05/1 (верх) Поставляется в разобранном виде: Нет, ВхШхГ, мм:
В МАГАЗИН-10%
57 190
63550
Картотечный шкаф ПРАКТИК А0-05/2 (промежуточная секция) Поставляется в разобранном виде: Нет,
В МАГАЗИН-10%
12 230
13590
Картотечный шкаф ПРАКТИК А-42 Поставляется в разобранном виде: Да, ВхШхГ, мм: 685х408х485, Вес, кг:
В МАГАЗИН16 053
Шкаф картотечный для архивных карточек ШК-4-4
В МАГАЗИН-10%
29 950
33280
Картотечный шкаф ПРАКТИК AFC-07C Объём, л: 41, Поставляется в разобранном виде: Нет, ВхШхГ, мм:
В МАГАЗИН-10%
114 390
127100
Картотечный шкаф ПРАКТИК A1-10 Поставляется в разобранном виде: Нет, ВхШхГ, мм: 880х1359х927, Вес,
В МАГАЗИН38 250
Шкаф картотечный Практик A1-05/1 (верх)
В МАГАЗИН-10%
37 120
41250
Картотечный шкаф ПРАКТИК A1-05/3 (низ) Поставляется в разобранном виде: Нет, ВхШхГ, мм:
В МАГАЗИН-10%
36 880
40980
Картотечный шкаф ПРАКТИК AFC-09C Объём, л: 393, Поставляется в разобранном виде: Нет, ВхШхГ, мм:
В МАГАЗИН21 384
Картотечный шкаф Святогор РК-А4-5
ПОДРОБНЕЕ17 950
Шкаф картотечный ПРАКТИК A-44 (A44)
В МАГАЗИН23 500
Индивидуальный картотечный шкаф ШК-4 (фасад ЛДСП)
В МАГАЗИН20 859
Шкаф металлический для картотеки ШК-5-5
В МАГАЗИН12 794
Шкаф картотечный ПРАКТИК «A-42», 685х408х485 мм, 2 ящика для 84 подвесных папок, формат папок A4 (БЕЗ ПАПОК)
В МАГАЗИН28 469
Шкаф картотечный ПРАКТИК «AFC-05», 1634х467х630 мм, 5 ящиков для 275 подвесных папок, формат папок Foolscap или A4 (БЕЗ ПАПОК)
В МАГАЗИН18 329
Шкаф картотечный ПРАКТИК «AFC-03», 1020х467х630 мм, 3 ящика, для 165 подвесных папок, формат папок Foolscap или A4 (БЕЗ ПАПОК)
В МАГАЗИН11 845
Шкаф картотечный ПРАКТИК «A-42», 685х408х485 мм, 2 ящика для 84 подвесных папок, формат папок A4 (БЕЗ ПАПОК)
В МАГАЗИН22 295
Медицинская картотека Практик МД AFC-04
В МАГАЗИН28 994
Шкаф картотечный ПРАКТИК «AFC-07», 1327х515х631мм, 7 ящиков под формат А5 (210х149 мм), папок Foolscap или A4 (БЕЗ ПАПОК)
В МАГАЗИН21 203
Картотечный шкаф для медицинских документов ШК-6-6
В МАГАЗИН27 015
Шкаф картотечный AFC-09
В МАГАЗИН11 480
Шкаф картотечный ПРАКТИК AFC-02
В МАГАЗИН20 200
Шкаф картотечный ПРАКТИК AFC-04
В МАГАЗИН24 600
Шкаф картотечный ПРАКТИК AFC-06C
В МАГАЗИН13 285
Шкаф картотечный Практик AFC-02
В МАГАЗИН2 страница из 16
Шкафы для хранения личных дел
Личные дела работников: правильное оформление, сроки хранения, уничтожение
Личные дела работников — правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.
Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы.
Обязательно ли вести личные дела работников?
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе.
На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Состав личного дела сотрудника в 2023 году
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- копии приказов по сотруднику.
ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.
А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников.
ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.
См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».
И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.
Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.
Формирование личного дела работника: образец 2023
Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».
Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс.
Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Скачать лист заверитель личного дела работника
Дело готово к передаче в архив.
Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.
Согласно ст.
22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).
Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.
Итоги
Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.
документов для включения (+ бесплатные контрольные списки)
Персональное дело — это бумажная или электронная папка, хранящаяся для каждого сотрудника (нового, существующего и бывшего), которая содержит кадровые документы и документы по заработной плате.
Документы в личном деле сотрудника должны охватывать весь жизненный цикл работы, от писем с предложениями и форм W-4 до обзоров производительности и документов об увольнении. Он также должен включать основные документы сотрудников и информацию о компенсации в соответствии с федеральным трудовым законодательством и законодательством штата.
Загрузите наши бесплатные контрольные списки, которые помогут вам следить за тем, какие записи о сотрудниках нужно хранить; их можно отредактировать, чтобы добавить документы, характерные для вашей компании. Затем продолжите чтение, чтобы получить более конкретную информацию о том, что следует включать, а что не включать в защищенное личное дело.
Нужна помощь в отслеживании личных дел?
Пусть Рябь сделает за вас всю работу. Они могут собирать и хранить все документы личного дела в одном безопасном месте.
Нужна помощь в отслеживании личных дел?
Пусть Рябь сделает за вас всю работу. Они могут собирать и хранить все документы личного дела в одном безопасном месте.
Что следует хранить в личном деле?
В качестве хранилищ важной информации, касающейся отдельных сотрудников, личные дела сотрудников должны включать юридические документы, документы компании и документы сотрудников.
- Законные документы
- Документы компании
- Документы сотрудников
Существует несколько документов по персоналу и расчету заработной платы, которые должны содержаться в каждом личном деле.
К ним относятся юридические записи о занятости, такие как формы налога на заработную плату и соглашения между работником и работодателем.
Юридические документы, которые должны быть у каждого личного дела сотрудника:
- Формы налоговых удержаний IRS: W-4 и/или W-9
- Информация о заработной плате и компенсациях:
- Контракты или соглашения: Соглашение о неконкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся предоставленного компанией автомобиля или бизнес-кредитной карты
- Бланки вознаграждения работникам: Бланки регистрации на лечение и договоры о льготах, пенсионные формы 401(k), соглашения FSA, соглашения HSA и т. д.
- Документы на содержание ребенка: Любые юридические или судебные документы
- Компенсация работникам: Документация поданных требований
- Документы об увольнении: Документально подтвержденные причины увольнения работника, документы о безработице, формы продления страховки (COBRA) и т. д.
д.Документы компании и политики должны быть включены в личное дело сотрудника, чтобы при необходимости к ним мог легко получить доступ руководитель сотрудника, группа расчета заработной платы или сотрудник. Хотя эти документы компании (например, подписанные политики) не требуются, их лучше хранить в файле.
Они должны показывать, когда сотрудник признал или подписал определенные политические документы в случае юридических вопросов:
- Письмо с предложением или трудовой договор
- Подписанный справочник сотрудника
- Должностная инструкция на должность
- Подписанный полис PTO, а также записи об отпусках, больничных* и отпусках
- Подписанное соглашение о неразглашении (NDA)
- Подписанная политика против сексуальных домогательств
*В некоторых штатах работодатели обязаны иметь отпуск по болезни записи. Если они не хранятся в электронном виде в вашей системе расчета заработной платы, рекомендуется хранить их в личной папке сотрудника.
Хотя вам не нужно хранить каждый документ в личном деле сотрудника, рекомендуется хранить документы, собранные при приеме на работу, такие как резюме или заявление о приеме на работу. Кроме того, любые письменные документы об эффективности (такие как записи о постановке целей или дисциплинарных взысканиях) могут храниться в личном деле.
- Форма основной информации о сотруднике: имя, адрес, номер телефона и контактные данные для экстренной связи
- Заявление о приеме на работу, если применимо
- Резюме
- Каталожные номера
- Оценки производительности, включая награды или благодарности за отличную работу
- Предупреждения и другие дисциплинарные взыскания, включая резюме отзывов клиентов или сотрудников и примечания о посещаемости
- Образовательные стенограммы. Например, если вы используете систему управления обучением (LMS) или портал онлайн-обучения, обучение и сертификаты ваших сотрудников, скорее всего, будут храниться в электронном виде.
- Записи о постановке целей: если вы используете программное обеспечение для управления эффективностью, документы по постановке целей вашими сотрудниками, скорее всего, будут храниться в электронном виде.
ПРИМЕЧАНИЕ: Такие документы, как проверка биографических данных и результаты тестов на наркотики, являются конфиденциальными документами и должны храниться в отдельном файле от всех документов, связанных с персоналом.
Компании могут использовать платформу управления сотрудниками, такую как Rippling, для защиты личных дел и других документов сотрудников. С его помощью все операции с людьми выполняются в одном месте — от приема на работу до увольнения, включая управление документами. Вы можете легко управлять и автоматизировать данные и операции сотрудников, чтобы обеспечить соответствие требованиям.
Посетите Rippling
Что не следует хранить в личных делах?
Также есть документы, которые не следует включать в личное дело сотрудника, в первую очередь из соображений конфиденциальности.
К ним относятся следующие:
- Записи до приема на работу, за исключением заявления
- Ежемесячные записи о посещаемости
- Все, что связано с правом работника на участие, например, формы I-9, копии водительских прав и карты социального обеспечения. Подумайте о том, чтобы поместить эти формы и сопутствующие документы, подтверждающие право работника на работу в США, в отдельную папку.
- Записи о равных возможностях трудоустройства (EEO). Мы предлагаем вам хранить эту документацию отдельно от личного дела сотрудника; менеджеры не должны иметь доступа к просмотру этих данных из-за риска дискриминации сотрудника защищенного класса.
- Частные документы, например документы, защищенные Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), также называемые конфиденциальностью медицинской информации.
- Любая другая медицинская информация; если у вас есть сотрудники, которые выдали вам медицинские справки или другие документы, такие как, например, отпуск по болезни, храните эти документы отдельно.
- Личные данные сотрудников, такие как реквизиты банковского счета, номера социального страхования или иммиграционные документы, лучше всего хранить отдельно от папки персонала.
Как настроить личные дела сотрудников
Владельцы бизнеса не всегда осознают важность создания личных дел до тех пор, пока они не пройдут проверку или не получат судебный иск. Если вы работаете задним числом и беспокоитесь о том, чтобы настроить все для уже существующих сотрудников, не переживайте. Используйте два контрольных списка, которые мы предоставили выше, а также шаги, которые помогут вам настроить папки с файлами сотрудников и привести их в порядок.
Для организации и хранения кадрового делопроизводства в целях обеспечения соответствия и безопасности необходимо выполнить следующие действия:
Во-первых, вам нужно провести инвентаризацию того, что у вас уже есть для каждого сотрудника. В идеале создайте личное дело для каждого сотрудника в день приема на работу.
Однако, если вы забудете это сделать, вы можете найти документы, такие как резюме сотрудников, отчеты о производительности и налоговые формы, в своей электронной почте или в онлайн-хранилище. Убедитесь, что у вас также есть I-9 для каждого сотрудника, но они должны храниться в отдельном файле.
Используйте контрольный список личных дел сотрудников , чтобы убедиться, что все в порядке. Каждому человеку может потребоваться свой собственный список.
Скачать Нужна помощь в отслеживании личных дел?
Пусть Рябь сделает за вас всю работу. Они могут собирать и хранить все документы личного дела в одном безопасном месте.
Если в вашем списке есть документы, которые вы не можете найти в своих файлах, вы можете запросить эти документы у своих сотрудников. Дайте каждому сотруднику свой контрольный список, чтобы показать, что им нужно отправить, чтобы обновить свое личное дело. Установите срок для всех документов сотрудников, которые должны быть в и заполнены.
Обязательно просмотрите список каждого сотрудника в его присутствии, чтобы, если что-то не было отправлено, вы могли сразу решить эту проблему.
Свяжитесь с каждым сотрудником, у которого вы запросили дополнительные документы до истечения крайнего срока, чтобы у всех было время представить недостающие документы. Затем сохраните свои документы в Интернете, в компьютерной сети или в закрытой картотеке.
Документы по персоналу следует хранить в папке с файлами, помеченной для каждого сотрудника по имени. Мы рекомендуем хранить личные дела сотрудников в запираемом шкафу, чтобы защитить конфиденциальную информацию о сотрудниках от посторонних лиц. Доступ к файлам сотрудников должен быть ограничен уполномоченным лицом или отделом, чье разрешение необходимо для просмотра файлов, например отделом кадров.
Документы также можно хранить онлайн с помощью зашифрованного сервиса. Rippling обеспечивает безопасное онлайн-хранилище документов, включая копии контрактов сотрудников, политик и копию справочника сотрудников.
С помощью Rippling вы можете хранить персональные файлы сотрудников непосредственно в системе под каждым сотрудником.
Запланируйте периодическую проверку личного дела каждого сотрудника в рамках соблюдения требований отдела кадров. Это можно сделать при проведении их ежегодной оценки. Убедитесь, что файлы точны, актуальны и полны. Если нет, вы можете попросить сотрудника предоставить вам обновленные файлы или информацию. Ваша компания должна убедиться, что файлы в порядке, прежде чем проводить какие-либо проверки, такие как расчет заработной платы или труда.
Используйте контрольный список аудита личных дел , чтобы отслеживать.
Скачать Нужна помощь в отслеживании личных дел?
Пусть Рябь сделает за вас всю работу. Они могут собирать и хранить все документы личного дела в одном безопасном месте.
Обратите внимание, что личные дела можно просмотреть во время правительственной проверки или вызвать в суд в случае судебного иска о неправомерном увольнении.
Поддержание точных и актуальных файлов поможет вам избежать ответственности.
Следуйте нашему руководству по адаптации, чтобы узнать, как некоторые документы личного дела будут использоваться при приеме на работу.
Федеральные законы и законы штата о личных делах
Соблюдение федерального законодательства и законов штата является важным аспектом работы работодателя, поскольку вы обязаны хранить данные сотрудников и личные дела. Вот лучшие практики, а также то, что требуется на федеральном уровне и уровне штата.
- Федеральный закон
- Государственные законы
Федеральное законодательство о труде распространяется на всех работодателей, подпадающих под действие федеральных антидискриминационных законов, которыми обычно являются любые работодатели с 15 или более штатными сотрудниками.
Однако следующие законы применяются ко всем предприятиям, и каждое агентство имеет свои собственные требования и рекомендации по хранению документов.
- Комиссия по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы работодатели хранили всю кадровую или трудовую документацию не менее одного года. В случае увольнения работника его кадровая документация должна храниться не менее одного года с даты увольнения.
- В соответствии с Законом о дискриминации по возрасту при приеме на работу (ADEA) работодатели должны хранить платежные ведомости не менее трех лет. Кроме того, работодатели должны хранить в файлах любой план вознаграждений работникам (например, пенсионные и страховые планы) и любую письменную систему выслуги лет или заслуг в течение всего периода действия плана или системы и в течение как минимум одного года после его прекращения.
- В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели должны вести учет заработной платы не менее трех лет. Кроме того, работодатели должны хранить в течение не менее двух лет все записи, объясняющие основания для выплаты разной заработной платы работникам всех полов в одном и том же учреждении (включая ставки заработной платы, аттестации, системы выслуги лет и заслуг, а также коллективные договоры).
Кроме того, работодатели должны хранить в течение не менее двух лет все записи, объясняющие основания для выплаты разной заработной платы работникам всех полов в одном и том же учреждении (включая ставки заработной платы, аттестации, системы выслуги лет и заслуг, а также коллективные договоры).Дополнительную информацию о необходимой документации можно найти в нашей статье о соблюдении требований по расчету заработной платы.
Личный кабинет Часто задаваемые вопросы (FAQ)
В некоторых штатах требуется, чтобы работодатель разрешал своим сотрудникам просматривать свои файлы. В этих штатах сотрудник может просто захотеть посмотреть, какая личная информация хранится в файле компании, и/или какие-либо уведомления о дисциплинарных взысканиях. Бывшие сотрудники также могут запросить свои личные дела, чтобы узнать, какая информация может быть передана их новым работодателям, или если они намерены подать иск против своего бывшего работодателя.
Если вы больше не хотите иметь картотеку, полную бумаг, вы можете легко преобразовать личные дела сотрудников в электронное хранилище, например, с помощью Microsoft Excel или Google Sheets.
Или вы можете использовать бесплатное программное решение для управления персоналом, где вы можете создавать настраиваемые поля для профилей сотрудников и хранить записи о сотрудниках.
По данным Комиссии США по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), работодатели должны хранить личные дела бывших сотрудников, которые были уволены по собственному желанию, в течение как минимум одного года после увольнения. Дополнительный закон гласит, что записи о заработной плате должны храниться не менее трех лет после увольнения.
Лучший способ избавиться от бумажных папок — измельчить их. Электронные файлы можно перенести на внешний жесткий диск, а затем стереть файлы с компьютера.
Bottom Line
Ведение личных дел является важной частью работы работодателя и защиты от ответственности. Это отличный способ систематизировать данные о сотрудниках и обеспечить поддержку кадровых решений. Вы можете управлять персональными файлами сотрудников в электронном виде или использовать бумажную систему; в любом случае важно включать основные отчеты сотрудников и соблюдать соответствующие федеральные законы и законы штата.
Что нужно знать о личных делах сотрудников
Как работодатель вы обязаны соблюдать законы и положения, определяющие, какую информацию о сотрудниках вы можете (и должны) собирать и кто может получить доступ к этой информации. Административные функции, такие как сбор и хранение документов сотрудников, могут показаться утомительными, но они могут оказать серьезное влияние на ваш бизнес. В 2020 году крупный шведский ритейлер H&M был оштрафован на сумму более 41 миллиона долларов за то, что якобы отслеживал личную жизнь сотрудников (то есть отпуска, болезни, религиозные убеждения и семейные проблемы) в базе данных компании.
Чтобы избежать каких-либо юридических проблем и штрафов (не говоря уже о гневе ваших сотрудников), вы должны понимать, что такое личное дело и что оно должно и не должно включать.
Такие компании, как Starbucks, регулярно решают деликатные кадровые вопросы благодаря растущему профсоюзному движению.
Что такое личное дело сотрудника?
Личное дело сотрудника представляет собой набор важных документов, относящихся к конкретному работнику.
По закону работодатели обязаны хранить некоторые документы сотрудников, в то время как другие просто приятно иметь.
Примечание редактора: Ищете подходящее программное обеспечение для управления персоналом для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.
По словам Дэмиена Вайнштейна, партнера Weinstein & Klein PC, «вы должны уметь читать личное дело и иметь довольно точное представление о том, кто этот сотрудник, что он делает в компании и как он работает».
Хранение личных дел и доступ к ним
Хотя вы можете хранить личные дела сотрудников в запираемом картотечном шкафу, вы рискуете повредить документы в результате возможных стихийных бедствий (например, наводнений, пожаров или торнадо) или украсть и раскрыть. Вместо этого многие предприятия используют высоко оцененное программное обеспечение для управления персоналом для хранения и управления персональными файлами сотрудников в цифровом виде.
Срок хранения определенного документа в папке зависит от федеральных законов и законов штата (см. несколько примеров ниже). Некоторые штаты требуют, чтобы вы хранили определенные документы только в течение двух-трех лет после последней даты работы сотрудника в вашей компании, но вы можете хранить их в течение шести или семи лет. Несмотря на это, хотя аудит не требуется по закону, вы должны проводить его в личных делах вашего бизнеса один раз в год, чтобы убедиться, что имеющаяся у вас информация является точной и актуальной.
Кто должен иметь доступ к кадровым записям сотрудников?
Только ключевой персонал отдела кадров и назначенные должностные лица компании, такие как главный операционный директор (COO), должны иметь доступ к личным делам сотрудников. [Читать статью по теме: Что означают названия должностей топ-менеджеров? ]
«Ключевой персонал, который по контракту и по закону обязан сохранять конфиденциальность [должен иметь доступ]», — сказал Вайнштейн business.
com. «Это может быть владелец бизнеса и главный операционный директор, глава отдела кадров и т. д. Дело в том, что это содержит личную, личную и конфиденциальную информацию и не должна быть легкодоступной для всех в компании».
Хотя только ключевые назначенные специалисты должны иметь доступ к персональным записям сотрудников, эти руководители высокого уровня могут время от времени предоставлять менеджерам или руководителям доступ к некоторой информации в стандартном файле сотрудника, который не содержит конфиденциальных сведений. Узнайте больше о различных типах файлов ниже.
Что должно быть включено в личное дело?
Большое количество информации должно храниться в личном деле; однако некоторые из них являются конфиденциальными. По этим причинам Николь Андерсон, основатель и генеральный директор компании MEND, занимающейся решениями для персонала, рекомендует разделить информацию в личном деле сотрудника на три отдельные папки: дело сотрудника, конфиденциальное дело и I-9.
файл.
Файл сотрудника
Этот файл должен содержать информацию о должностных обязанностях, знаниях, производительности и поведении сотрудника. Андерсон сказал, что этот общий файл обычно включает следующие элементы:
- Контрольный список новых сотрудников
- Заявление о приеме на работу
- Резюме
- Описание работы (и принятие)
- Письмо с предложением
- Трудовой договор 90 035 Справочные бланки проверки
- Аварийный контакт форма
- Получение имущества компании
- Соглашение о конфиденциальности
- Подписанные благодарности (руководство для сотрудников, политики и процедуры для сотрудников, варианты медицинского страхования и т. д.)
- Учебные документы и благодарности
- Прошлые оценки эффективности сотрудников
- Повышение квалификации сотрудников формы
- Любые предприняты корректирующие или дисциплинарные меры
Конфиденциальный файл
Этот файл может содержать очень конфиденциальную информацию и должен храниться в безопасном месте.
Только ранее упомянутый ключевой персонал должен иметь доступ к этому файлу. Андерсон сказал, что конфиденциальный файл обычно включает в себя следующее: 9
I -9 файл
Форма I-9 используется для подтверждения права работника на легальную работу в Соединенных Штатах. Работодатели должны заполнить и сохранить форму I-9 для каждого сотрудника. Инспекторы иммиграционной и таможенной службы (ICE) часто выполняют форму I-9.
аудиты предприятий, и подготовка может сэкономить вам часы на отслеживание документации и оплату дорогостоящих штрафов.
Что
, а не должно быть включено в личное дело?Хранение или распространение неверной информации о персонале может привести к проблемам с законом. Как указывалось выше, конфиденциальная информация, которую вы должны хранить отдельно от общего файла сотрудника, включает форму W-4 сотрудника, информацию о равных возможностях трудоустройства, его номер социального страхования и его медицинскую карту.
«В последнее время в отношении COVID руководство предлагает не хранить личную информацию о здоровье (воздействие, результаты анализов, документирование симптомов и т. д.) в [общем] личном деле, поскольку к нему может получить доступ слишком много людей», — сказал он. Вайнштейн.
Не храните никакой информации, касающейся личной информации сотрудника, результатов работы, электронных писем или мнений о сотруднике. Вы также должны отказаться от копий удостоверений личности сотрудников, таких как карты социального обеспечения, государственные удостоверения личности, водительские права и паспорта.
«После использования этих предметов их следует уничтожить, чтобы предотвратить несанкционированное копирование или нарушение», — сказал Андерсон.
Помимо уничтожения копий конфиденциальной информации о сотрудниках, вам следует разработать план кибербезопасности, чтобы предотвратить кибератаку на данные сотрудников.
Какие законы касаются личных дел?
Ваши сотрудники могут полагать, что они могут проверить свое личное дело в любое время, но это не всегда так. Во многих штатах действуют законы, требующие от сотрудников получения судебного постановления, прежде чем они смогут запросить доступ к своим личным делам.
Кроме того, существуют федеральные законы и законы штата, которые определяют, как работодатели могут хранить определенную информацию и какие сотрудники имеют разрешение на доступ к ней. Андерсон сказал, что в большинстве штатов требуется, чтобы работодатели хранили только документы штата или федерального уровня в отделе кадров или в запираемом шкафу, тогда как другие документы требуют специального хранения и ограничений.
«Закон об американцах-инвалидах (ADA) и Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) требуют, чтобы конфиденциальная медицинская информация хранилась отдельно от личного дела, чтобы никто, кроме назначенного сотрудника отдела кадров или должностного лица компании, не имел к ней доступа. — сказал Андерсон.
Законы также регулируют срок хранения определенных документов. Например, Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве требует, чтобы работодатели сохраняли все записи о персонале в течение как минимум одного года после последней даты трудоустройства, в то время как Закон о дискриминации по возрасту при приеме на работу (ADEA) требует, чтобы работодатели сохраняли любой план вознаграждений работникам и письменные заслуги или трудовой стаж. системы в течение как минимум одного года после прекращения действия плана или системы.
Личные дела также могут оказаться незаменимыми в случае, если на вас подаст в суд действующий или бывший сотрудник.